💡 Guide : Organisation administrative pour TPE
J'ai souvent vu des dirigeants perdre un temps fou à chercher une simple facture. Pourtant, avec une méthode claire vous pouvez minimiser le temps passé sur l'administratif pour vous concentrer sur votre cœur de métier.
I. Le classement et la conservation des documents
Savoir où chercher une pièce comptable, un contrat ou un document social vous fera gagner un temps précieux, surtout en cas de contrôle.
Durées de conservation essentielles :
| Type de Document | Durée légale | Conseil de stockage |
|---|---|---|
| Pièces comptables (factures achat/vente) | 10 ans | Numérique + Dossier annuel |
| Documents fiscaux (liasses, TVA) | 6 ans | Coffre-fort numérique |
| Documents sociaux (bulletins de paie) | 5 ans (après départ) | Dossier salarié individuel |
| Documents juridiques (Kbis, Statuts) | Vie de la société + 5 ans | Original papier + Cloud |
II. La gestion financière et pré-comptable
Conseil Expert : Ne mélangez jamais vos dépenses personnelles et professionnelles. Utilisez un compte bancaire dédié, même si vous êtes en micro-entreprise. Il s'agit dúne obligation légale au-delà de 10 000 € de CA.
Gestion des factures d'achat
- Centralisez vos justificatifs dès réception (physique ou email).
- Vérifiez la conformité des mentions obligatoires.
- Transmettez-les régulièrement à votre comptable via vos outils partagés.
Suivi de la facturation client
- Utilisez un logiciel de facturation certifié (Obligatoire dès sept. 2026 en réception et sept. 2027 en émission pour les TPE).
- Suivez rigoureusement vos encaissements.
- Mettez en place une procédure de relance amiable pour les impayés dès le premier jour de retard.
III. Votre routine de gestion
L'organisation, c'est avant tout de la régularité. Voici une routine type :
Mensuel :
- Rapprochement bancaire (vérifier que chaque ligne bancaire a son justificatif).
- Édition des factures et suivi des règlements.
- Point sur la trésorerie disponible.
Trimestriel :
- Déclaration et paiement de la TVA (selon votre régime).
- Vérification du tableau de bord avec votre assistante ou comptable.
- Relances client approfondies.
Annuel :
- Préparation de la clôture d'exercice avec le cabinet comptable.
- Validation des comptes annuels.
- Archivage définitif de l'année écoulée et ouverture des nouveaux dossiers.
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